転職活動の際に必要となる職務経歴書は、自身のキャリアやスキルを採用担当者に伝えるための重要な書類です。
しかし、はじめて転職活動をする人の中には、「職務経歴書の書き方が分からない」という人も多いでしょう。
本記事では職務経歴書の書き方や意識すべきポイント、執筆時のよくある質問などを解説しています。転職活動中の方や、今後転職を視野に入れている人はぜひご覧ください。
職務経歴書とは業務経験やスキルをまとめる書類
職務経歴書とは、今までの業務経験や培ってきたスキル、実績などをまとめた応募書類のことです。自身のキャリアを具体的に示し、企業が求める人材と合致していることをアピールする役割を持ちます。
採用担当者は職務経歴書の内容を確認することで、応募者が自社で活躍できる能力を持っているかを判断するため、転職活動において重要度の高い書類です。フォーマットが複数存在するため、求職者は自身に合ったフォーマットを選び、必要な内容を漏れなく記載する必要があります。
履歴書と職務経歴書の違い
職務経歴書に似ているものとして履歴書がありますが、それぞれの書類は提出する目的が異なります。履歴書は、氏名や学歴、職歴の要約といった応募者の基本的なプロフィールを証明するための書類です。
一方、職務経歴書は、履歴書だけでは伝えきれない具体的な業務内容や実績、専門スキルを詳しく記載するための書類です。
企業は履歴書で応募者の基本情報を把握し、職務経歴書で応募者が自社に貢献できるかを評価します。そのため、双方ともに重要な書類ではありますが、選考という観点では職務経歴書の方が重要度が高いといえるでしょう。
職務経歴書の主な項目
職務経歴書に記載する主な項目は以下の通りです。
| 記載項目 | 記載する内容 |
| 職務要約 | キャリア全体の概要 |
| 職務経歴 | 在籍した企業や具体的な業務内容 |
| スキルや知識 | 応募する企業で活かせるスキルや能力 |
| 自己PR | 自分の強みや入社への意欲 |
まず、「職務要約」では自分のキャリアの中で応募企業と関係の深いものを中心として、今までのキャリアの概要を記載します。そして、「職務経歴」には在籍した企業での具体的な業務内容を記載します。職務経歴書の中でも特にボリュームが大きくなる項目です。
続いて、自身が持つ経験やスキル・知識を記載します。基本的には、応募先の企業で活かせるものを優先的に記載するのがポイントです。
最後に、入社への熱意や入社後の貢献意欲を伝える「自己PR」を記載しましょう。退職理由や履歴書に記載する基本情報などは、職務経歴書に記載する必要がないので注意しましょう。
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職務経歴書を書く前の準備
職務経歴書を書く際には、事前に以下のような準備をしておくことをおすすめします。
- 自分のスキルや経験を棚卸しする
- 応募する企業の募集要項や求める人物像を把握する
それぞれ詳しく解説します。
自分のスキルや経験を棚卸しする
質の高い職務経歴書を作成するためには、まず自身のキャリアを徹底的に振り返る必要があります。今まで所属した企業や部署、役職や具体的な業務内容を時系列で書き出してみましょう。
また、業務で携わったプロジェクトなども合わせて書き出し、課題を解決したプロセスや実績につながったポイントなどを思い出すことで、次の職場で活かせる自身の経験やスキルを再認識できます。
結果として、職務経歴書の「職務経歴」や「経験やスキル・知識」といった項目をスムーズに記載することが可能です。
応募する企業の募集要項や求める人物像を把握する
応募する企業の目に留まる職務経歴書を作成したいのであれば、あらかじめ企業の募集要項や求める人物像を把握しておきましょう。企業の公式ウェブサイトや採用ページの募集要項・求人票などを熟読し、具体的な業務内容や必要なスキルなどを把握すれば、職務経歴書に記載する情報にズレがなくなります。
また、企業理念や事業戦略から求める人物像を理解することで、効果的な「自己PR」を作成することが可能です。
一方で、企業理念や事業戦略が自身の思想と合っていない場合は、応募を取りやめる選択を取る理由にもなります。より自身がストレスなくやりがいを感じながら働ける企業に応募するためにも、企業研究は綿密に行いましょう。
職務経歴書の書き方の流れ
職務経歴書を作成する際の具体的な流れは以下の通りです。
- 職務要約を記載する
- 職務経歴を記載する
- スキルや知識を記載する
- 保有している資格や免許を記載する
- 自己PRを記載する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1.職務要約を記載する
まずは職務要約を記載しましょう。職務要約は、採用担当者が最初に目を通す項目であり、選考でも重要視されやすいです。基本的には自身のキャリアの概要と強みを200〜300字程度で簡潔にまとめ、次の項目である職務経歴を確認する意欲を高める役割があります。
職務要約を記載する際に重要なのは、応募企業に関係のある内容を重視することです。例えば今まで営業職と事務職で働いた経験があり、応募する職種が営業職なのであれば、事務職としての経歴よりも営業職としての経歴を中心に内容を考えましょう。
応募する企業や職種に関係のある内容が強調されていれば、採用担当者の目に留まりやすくなり、以降の項目も関心をもって確認してもらえます。
2.職務経歴を記載する
続いて職務経歴を記載します。職務経歴では、今まで在籍した企業の基本情報や、在籍当時の役職などを詳細に記載することが重要です。具体的には以下のような項目を記載します。
| 記載内容 | 具体的な内容 |
| 在籍した会社の基本情報 | 事業内容・従業員数・在籍期間など |
| 在籍時の自身の役職 | 所属部署・役職・担当業務など |
| 担当したプロジェクト | クライアント・プロジェクトの内容・実績 |
特に重要なのが、担当したプロジェクトでの業務内容や実績です。業務内容を記載する際は、自身がプロジェクト内で行った業務を詳細に記載しましょう。
また、実績を記載する際は、可能な限り数字を用いることで、客観性と説得力が増します。自身のキャリアの根幹を示す部分であるため、事実に沿って正確に記載しましょう。
3.スキルや知識を記載する
スキルや知識の欄では、職務経歴で伝えきれなかった専門的な能力を記載します。一般的に、スキルや知識を記載する欄には、それぞれの項目の詳細を記載できる場所があるため、ツールの習熟度やスキルのレベルが分かるような内容を記載しましょう。
例えば、プログラミングスキルであれば使用できる言語と実務での活用経験、語学力であればTOEICのスコアなどを記載します。
重要なのは自信があるスキルよりも、応募した企業や職種で活かせるスキルや知識を優先的に記載することです。例えば自分の中では語学力に自信があったとしても、募集要項でIT関連のスキルが求められているのであれば、IT関連のスキルを優先的に記載した方が採用担当者の目に留まりやすくなります。
4.保有している資格や免許を記載する
続いて、保有している資格や免許について記載します。資格名は正式名称で記載する他、スキルや知識とは異なり、基本的には取得年月日が古い順、または新しい順に統一して記載するので注意が必要です。
普通自動車免許などの取得者が多い資格でも、業務によっては必要になる可能性があるため、軽視せずに記入しましょう。自身の能力を裏付ける要素として、漏れなく記載することが重要です。
5.自己PRを記載する
最後に自己PRを記載します。自己PRでは、今までの実務経験を通じて培った自身の強みを入社後にいかに活かせるかに焦点を当てて記載するのが重要です。
強みをアピールする際には、職務経歴で示した経験をもとに、具体的なエピソードを交えると説得力が増します。
また、応募先の企業が求める人物像と自身の性質や強みがいかに合っているかを説明することも重要です。基本的には文章を詰め込み過ぎず、100～200文字程度の短い文章にまとめることもポイントとなります。
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職務経歴書の書き方のフォーマットは3種類
一般的に、職務経歴書を書く際には以下の3種類のフォーマットから自身に合ったものを選ぶことになります。
- 編年体形式
- 逆編年体形式
- キャリア形式
基本的には職務経歴の欄がフォーマットによって異なります。それぞれのフォーマットの特徴について詳しく見ていきましょう。
編年体形式
編年体形式は、職務経歴を過去から現在へ向かう時系列に沿って記述するフォーマットです。キャリアの変遷が分かりやすく、採用担当者が応募者の成長過程や経験の積み重ねを順序立てて理解しやすいメリットがあります。
特に、同じ職種や業界で一貫したキャリアを歩んできた人や、社会人経験が比較的浅い第二新卒に適したフォーマットです。また、過去の職務経歴ほど上に記載されることになるので、直近の経歴よりも過去の経歴をアピールしたい人に適しています。
逆編年体形式
逆編年体形式は、現在の職歴から過去へと遡って記述するフォーマットです。直近の経歴を一番上に記載することになるため、直近の経験やスキルが応募職種と強く関連している場合にアピールしやすいメリットがあります。
また、採用担当者としても、過去の経歴よりも直近の経歴に関心が強い傾向があるため、即戦力であることを強く印象付けることができます。
特に技術の進化が速いIT業界での経歴をアピールしたい場合や、直前の役職や実績を強調したい管理職候補者などに適した形式です。
キャリア形式
キャリア形式は、時系列ではなく、職務内容やプロジェクト単位で経歴をまとめるフォーマットです。記載の順番は指定されておらず、アピールしたい内容から優先的に記載していけるのが強みです。
また、自分の裁量で経歴を区分できるため、転職回数が多くてもキャリアに一貫性を持たせることができます。
一方で、専門的なスキルをアピールしたい場合は、プロジェクト単位で経歴を記載し、1つのプロジェクトで行った業務内容を深掘りすることで、一見すると分かりづらいスキルもアピールしやすくなります。
時系列順に記載しなくても問題ないことから、職歴にブランクがある人にもおすすめの形式です。
書類選考に通過しやすい職務経歴書のポイント
書類選考に通過しやすい職務経歴書を作成したいのであれば、以下の点に注目しましょう。
- A4サイズで2～3枚程度にまとめる
- レイアウトの見やすさを意識する
- 今までの実績を記載する際は数字を使用する
- スキルや知識は応募先での活用イメージが湧くように記載する
- 書式のバラつきや誤字・脱字がないか確認する
それぞれ詳しく解説します。
A4サイズで2～3枚程度にまとめる
職務経歴書の枚数は、A4用紙で2枚から3枚程度に収めるのがセオリーです。採用担当者は日々多くの応募書類を確認するため、要点がまとめられていない長文の書類は敬遠される傾向があります。
そのため、伝えたい情報が多い場合でも冗長な表現を避け、箇条書きを効果的に使うなどして簡潔で分かりやすい内容を仕上げましょう。
社会人経験が豊富で実績が多い場合でも、最大3枚までに抑えるのが一般的です。読み手の視点に立ち、情報を厳選する意識を持つことが重要になります。
レイアウトの見やすさを意識する
職務経歴書は内容だけでなく、レイアウトの見やすさも意識することが重要です。読みにくいレイアウトのまま職務経歴書を提出してしまうと、採用担当者も熟読する意欲を失ってしまいます。
レイアウトを整える際に重視したいポイントは以下の通りです。
- フォントを統一する
- 適切な文字サイズを使用する
- 余白や改行を活用して圧迫感のない内容にする
- 見出しや箇条書きを活用する
職務経歴書のレイアウトが整っていれば、応募者の情報整理能力や、読み手に対する配慮が高いと評価され、選考で有利に働くこともあります。職務経歴書を作成する際は、面倒でもレイアウトの整理に時間を使いましょう。
今までの実績を記載する際は数字を使用する
業務における実績をアピールする際は、具体的な数字を用いることで客観性と説得力が飛躍的に高まります。
例えば、「売上に貢献した」よりも「前年比120%の売上目標を達成した」と記載した方が、採用担当者が実績をイメージしやすいです。
同じように、業務効率化に関する実績であれば、単に「業務を効率化した」と記載するより、「業務フローの改善により、月間の残業時間を平均10時間削減した」と記載した方が、自身の能力が伝わりやすくなります。
目標達成率やコストカットによって削減した数値など、定量的に表現できる実績は積極的に盛り込みましょう。
スキルや知識は応募先での活用イメージが湧くように記載する
保有しているスキルや知識は、単に名称を羅列するだけでは不十分です。応募先企業で入社後に実際に活用できるのか、採用担当者がイメージできるように記載しましょう。
例えばExcelスキルであれば、単に「Excelスキル」と書くだけでなく、「VLOOKUP関数やピボットテーブルを活用し、月次報告書の作成時間を30%短縮」のような補足を入れることで、実際のスキルが判定しやすくなります。
スキルや知識の項目は記載できる文章量が少なく設定されているフォーマットも多いですが、可能な限り文章量を絞りつつ、活用レベルが分かるように記載するのが重要です。
書式のバラつきや誤字・脱字がないか確認する
職務経歴書を提出する前には、必ず書式のバラつきや誤字・脱字がないか最終チェックを行いましょう。特に誤字・脱字は、仕事に対する注意力や誠実さを図る上での指標になることも多いため、再三のチェックが不可欠です。
また、書式については以下のような点に注意しましょう。
- 西暦と和暦の混在
- 語尾の不統一
特に西暦と和暦の混在については、経歴をまとめているうちに自然と発生しうるミスなので、提出前に良く確認しましょう。
職務経歴書の書き方に関するよくある質問
職務経歴書の書き方に関するよくある質問をまとめました。職務経歴書の作成に入る前に、あらかじめ確認しておきましょう。
職務経歴書でタブーとされる内容は？
職務経歴書への記載がタブーとされる内容には、以下のようなものがあります。
- 前職への不満や批判
- ネガティブな退職理由
- 給与や休暇といった待遇面の希望
- 会社の内部情報や守秘義務に関わる内容
基本的には職務経歴書のフォーマット上で求められている内容のみを記載し、上記のような内容は必ず記載しないよう注意しましょう。
転職の職務経歴書はどこまで記載が必要？
職務経歴書に記載する職歴の範囲は、原則として全て記載するのが基本です。一方で、社会人経験が長い場合や転職回数が多い場合は、すべて記載することで内容が冗長になるおそれがあるため、直近10年程度の経歴を重点的に記載すると良いでしょう。
ただし、経歴を意図的に隠していると見なされないよう、直近10年以前の経歴についても簡単に記載しておくことをおすすめします。
3ヶ月でやめた仕事は履歴書に書かなくてもいい？
在籍期間が短くても、企業との雇用関係があった場合は原則としてすべて記載することが推奨されます。意図的に記載しないと、経歴詐称と見なされる可能性があるため注意が必要です。
基本的には短期での離職であっても正直に記載し、面接で理由を問われた際に、前向きな転職理由を説明できるよう準備しておくことが重要です。
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さらに、転職活動を成功させるためには第一印象も大切になってきます。
面接官に好印象を与えるためには履歴書の顔写真を写真館で撮ってもらうことも効果的でしょう。
転職活動の写真撮影におすすめのフォトスタジオについては以下の記事で詳しく説明しています。
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転職活動の写真撮影におすすめのフォトスタジオ5選！好印象の履歴書写真で選考を有利に進めよう
転職の職務経歴書に嘘を書くとバレる？
職務経歴書に虚偽の役職や実績を記載する行為は、選考中に発覚する可能性が高いです。本人は隠し通せているつもりでも、面接での深掘り質問に対する回答の矛盾や、前職の関係者に経歴や勤務状況を確認するリファレンスチェックによって、虚偽の内容は簡単に露見します。
また、仮に採用されたとしても、入社後の業務内容から経歴詐称が発覚する可能性が高いです。選考を受ける際は信頼を失うようなことはせず、誠実に対応することを心がけましょう。
職務経歴書の書き方を理解して転職を有利に進めよう
転職時における職務経歴書の書き方について解説してきました。職務経歴書は、今までのキャリアや能力を採用担当者に伝えるための重要な書類です。
執筆時には各項目の目的を正確に捉え、必要な情報を過不足なく記載するようにしましょう。また、分量やレイアウトなどを意識することで、採用担当者にとって見やすい職務経歴書を作成することが可能です。
本記事を参考に、自身の魅力が伝わる職務経歴書を作成しましょう。
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